Was Excel Ihnen nicht über Ihre Rechnungen sagen kann

Ihre Tabelle zeigt eine Zahl. Ihre Rechnung hat die Geschichte dahinter.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Die Zahl in Ihrer Zelle

Ihr Budget zeigt €47.000 für IT diesen Monat.

Diese Zahl kam von irgendwo. Einer Rechnung. Oder mehreren.

Aber die Zelle sagt Ihnen nicht, welcher Lieferant. Welche Leistung. Ob es geplant war. Ob es sich wiederholt.

Sie zeigt einfach 47.000.

Jede Budgetzeile ist eine Zusammenfassung von etwas, das passiert ist. Excel hält die Zusammenfassung. Die Rechnungen halten die Wahrheit.

Was verloren geht, wenn Sie es eintippen

Wenn Sie Ist-Zahlen manuell in eine Tabelle eingeben, komprimieren Sie die Daten.

Eine fünfzeilige Rechnung wird zu einer einzigen Zahl. Der Lieferantenname verschwindet. Die einzelnen Positionen verschwinden. Das Datum jeder Buchung verschwindet.

Das Detail ist nicht weg - es steckt noch in der Rechnung. Aber es ist nicht mehr in Ihrem Budget.

Und wenn jemand fragt, warum die Zahl das ist, was sie ist, müssen Sie zurückgehen und die Rechnung wieder finden.

Fünf Dinge, die hinter jeder Budgetzeile versteckt sind

Lieferantenname: Welches Unternehmen die Rechnung geschickt hat. Wenn mehrere Lieferanten zu einer Budgetkategorie beitragen, sagt ein Total nichts darüber aus, wer was berechnet hat.
Positionen: Was genau gekauft wurde. Software-Lizenzen, Beratungsstunden, Liefergebühren - ein Total verbirgt die Zusammensetzung völlig.
Datum: Wann die Buchung anfiel, nicht wann Sie sie in die Tabelle eingetragen haben. Timing ist wichtig, wenn Sie eine Abweichung erklären.
Ob es geplant war: Eine erwartete Buchung ist ein anderes Gespräch als eine überraschende. Die Rechnung macht das sichtbar. Die Zelle nicht.
Ob es sich wiederholt: Eine einmalige Buchung und ein wiederkehrendes Abonnement sehen in einer Budgetzelle identisch aus. Nur die Rechnung sagt Ihnen, welches es ist.

Wie rechnungsgedeckte Ist-Zahlen ändern, was Sie sehen können

Jede Budgetzeile verlinkt zurück zu ihren Rechnungen

Nicht nur das Total - die spezifischen Buchungen, aus denen es besteht. Lieferant, Position, Datum, Betrag. Alles sichtbar aus der Budgetansicht.

Nach Lieferant über den gesamten Monat filtern

Sehen Sie alles, was AWS Ihnen berechnet hat. Alles von einem bestimmten Berater. Ohne die Finanzabteilung um eine Aufgliederung zu bitten.

Anomalien werden automatisch erkannt

Doppelte Rechnungen, ungewöhnliche Beträge, neue Lieferanten - diese tauchen auf, ohne dass Sie aktiv danach suchen müssen.

Die Antwort ist einen Klick entfernt

Wenn jemand fragt, warum eine Zahl das ist, was sie ist, wissen Sie es bereits. Keine zweitägige Suche durch E-Mails und PDFs.

Was Onpoint verbindet

Onpoint liest Ihre Rechnungen und ordnet jede Position Ihrem Budget zu.

Ihre Tabelle bleibt dieselbe. Aber hinter jeder Zelle steckt jetzt ein vollständiger Rechnungsdatensatz - Lieferant, Datum, Positionen, Beträge.

Sie behalten die Struktur, die Sie bereits kennen. Das Detail, das immer in PDFs gesperrt war, ist jetzt durchsuchbar, filterbar und immer aktuell.

Zusammenfassung

Jede Budgetzelle ist eine Zusammenfassung - die Rechnung dahinter hat das Detail
Manuelle Eingabe komprimiert dieses Detail zu einer einzigen Zahl
Rechnungsgedeckte Ist-Zahlen halten Lieferant, Position, Datum und Betrag mit jeder Zeile verknüpft
Wenn jemand fragt warum, ist die Antwort bereits da

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Rechnungsdetails für vergangene Monate sehen?

Ja. Sobald Rechnungen hochgeladen sind, sind die Positionsdetails für jeden Zeitraum verfügbar. Sie können zurückgehen und genau sehen, was eine Zahl getrieben hat - nicht nur das Total.

Was, wenn ich bereits eine Tabelle habe, mit der ich zufrieden bin?

Behalten Sie sie. Onpoint ändert Ihre Tabellenstruktur nicht. Es macht die Ist-Zahlen darin nur genau und nachverfolgbar.

Muss ich jede Rechnung manuell hochladen?

Nein. Rechnungen können automatisch weitergeleitet oder über Ihren E-Mail-Posteingang verbunden werden. Einmal eingerichtet, werden neue Rechnungen bei Eingang verarbeitet.

Was, wenn eine Rechnung mehrere Kategorien abdeckt?

Onpoint teilt sie auf. Eine einzelne Rechnung mit IT- und Gebäude-Buchungen wird automatisch den richtigen Budgetzeilen zugeordnet.

Wie unterscheidet sich das von dem, was die Finanzabteilung bereits macht?

Die Finanzabteilung gibt Ihnen Periodensummen im ERP. Onpoint gibt Ihnen Positionszugang in Echtzeit - bevor der Monat schließt, in einem Format, das Sie kontrollieren.

Sehen Sie, was hinter jeder Zahl in Ihrem Budget steckt.

Onpoint verknüpft jede Budgetzeile mit den Rechnungen, die sie erstellt haben.

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