Warum Abteilungsbudgets auf Schätzungen basieren

Vorjahreschätzungen plus 5 %. So laufen die meisten Budgetprozesse ab. Das muss nicht so sein.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Wie die meisten Abteilungsbudgets erstellt werden

Jedes Jahr derselbe Zyklus.

Die Finanzabteilung schickt eine Budget-Vorlage. Manager füllen sie aus. Sie schauen sich die Zahlen des Vorjahres an, fügen eine Wachstumsannahme hinzu, passen an, woran sie sich erinnern, und reichen ein.

Die Finanzabteilung aggregiert, hinterfragt die großen Zahlen und schließlich wird ein Budget genehmigt.

Das Ergebnis: ein Budget, das auf Schätzungen des Vorjahres basiert, nach Bauchgefühl angepasst wurde, mit kaum Bezug auf das, was tatsächlich ausgegeben wurde - Zeile für Zeile, Artikel für Artikel.

Es ist eine Schätzung. Eine strukturierte, gut gemeinte Schätzung. Aber immer noch eine Schätzung.

Warum das Schätzungsproblem strukturell ist

Manager nutzen keine tatsächlichen Ausgabendaten, weil sie in nützlicher Form nicht zugänglich sind.

ERP-Daten sind nicht managerfreundlich Kostenstellen-Summen im ERP sagen einem Manager nicht, was er für IT, Reisen oder Gebäude ausgegeben hat. Die Kategorien sind Buchhaltungskategorien - nicht die Kategorien, in denen Manager denken.
Rechnungsdetail ist unzugänglich Die echten Daten - was gekauft wurde, von wem, zu welchem Preis, wie oft - stecken in PDF-Rechnungen. Niemand hat sie in ein budgetfähiges Format extrahiert.
Keine Positionshistorie Selbst Manager, die auf Basis von Ist-Zahlen budgetieren wollen, können es nicht. Sie haben Summen. Sie brauchen Muster auf Artikelebene.

Der Budgetprozess beginnt mit einer leeren Vorlage. Er sollte mit den Rechnungsdaten des Vorjahres beginnen.

Wie ein auf Ist-Zahlen basierendes Budget aussieht

Mit den Rechnungspositionen des Vorjahres beginnen

Nicht Kostenstellen-Summen - die tatsächlich gekauften Artikel, von jedem Lieferanten, zu jedem Preis. Das ist die echte Baseline für das nächste Jahr.

Wiederkehrende Ausgabenmuster identifizieren

Manche Kosten wiederholen sich monatlich. Andere sind vierteljährlich oder jährlich. Die Rechnungshistorie zeigt das Muster klar - kein Raten erforderlich.

Für bekannte Änderungen anpassen

Preissteigerungen, geplante neue Anschaffungen, Personaländerungen - diese auf eine echte Baseline anwenden, nicht auf eine runde Zahl.

Anomalien aus dem Vorjahr erkennen

Einmalkosten, überhöhte Rechnungen, Artikel, die sich nicht wiederholen sollten - in der Rechnungshistorie sichtbar, damit sie nicht versehentlich in das Budget des nächsten Jahres einfließen.

Was die Finanzabteilung durch ist-zahlenbasiertes Budgetieren gewinnt

Der Vorteil ist nicht nur Genauigkeit. Es ist Verteidigbarkeit und Geschwindigkeit.

Verteidigbare Zahlen Jede Budgetzeile geht auf echte Rechnungen zurück. Wenn der CFO eine Zahl hinterfragt, lautet die Antwort: Hier sind die konkreten Artikel, die sie im Vorjahr getrieben haben.
Schnellerer Prozess Wenn Manager mit vorausgefüllten Ist-Zahlen statt leeren Vorlagen beginnen, sinkt das Hin und Her von Nachfragen und Überarbeitungen erheblich.
Weniger Überraschungen im Jahresverlauf Budgets, die auf Schätzungen basieren, brechen in der Jahresmitte ein. Budgets, die auf Ist-Zahlen basieren, spiegeln die Realität besser wider - weil sie mit der Realität begonnen haben.
Abteilungsübergreifende Konsistenz Die Finanzabteilung kann konsistente Kategoriestrukturen über alle Abteilungen hinweg anwenden, wenn die Daten aus Rechnungen kommen - nicht aus der Beschriftung, die jeder Manager gewählt hat.

Zusammenfassung

Die meisten Budgets werden aus Schätzungen des Vorjahres erstellt, nicht aus tatsächlichen Ausgabendaten
Rechnungsdetail ist Managern nicht in einem budgetfähigen Format zugänglich
Mit der Rechnungspositionshistorie zu beginnen eliminiert die Schätzungsbaseline
Wiederkehrende Muster, Einmalartikel und Preistrends sind alle in Rechnungsdaten sichtbar
Die Finanzabteilung erhält verteidigbare Zahlen und einen schnelleren Prozess - mit weniger Überraschungen im Jahresverlauf

Häufig gestellte Fragen

Ist es realistisch, ein Abteilungsbudget aus Rechnungsdaten zu erstellen?

Ja. Rechnungen enthalten bereits alles, was Sie brauchen: was gekauft wurde, von wem, zu welchem Preis, an welchem Datum. Das in ein budgetfähiges Format zu extrahieren ist der fehlende Schritt - und erfordert keine manuelle Arbeit mehr.

Was ist mit Kosten ohne Rechnungen - interne Umlagen, Gehaltsabrechnung?

Rechnungsbasierte Ist-Zahlen decken externe Ausgaben ab. Interne Umlagen und Gehaltsabrechnung kommen typischerweise aus separaten Systemen. Das Budget kombiniert beides - Onpoint deckt die externe Rechnungsebene ab.

Wie weit zurück sollte die Rechnungshistorie für die Budgetplanung gehen?

Zwölf Monate sind typischerweise ausreichend, um saisonale Muster und wiederkehrende Kosten zu erfassen. Zwei Jahre helfen, Trends zu identifizieren. Mehr als das, und die Daten werden weniger relevant für aktuelle Verträge und Preise.

Was, wenn das Vorjahr ungewöhnlich war - ein Projektjahr, eine Umstrukturierung?

Sie können es herausfiltern oder anpassen. Der Wert liegt nicht darin, das Vorjahr blind zu kopieren - er liegt darin, eine echte Baseline zum Anpassen zu haben, statt einer leeren Schätzung.

Muss die Finanzabteilung ihren Budgetprozess ändern?

Der Kernprozess bleibt derselbe. Der Unterschied ist, dass Manager mit vorausgefüllten Ist-Zahlen statt leeren Vorlagen beginnen. Die Finanzabteilung prüft echte Zahlen statt Schätzungen - was typischerweise die Überarbeitungszyklen reduziert.

Erstellen Sie das Budget für das nächste Jahr aus dem, was Sie tatsächlich ausgegeben haben.

Rechnungshistorie, auf Budgetzeilen abgebildet. Keine Schätzungen. Kein Raten.

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