Es liegt nicht an Ihrer Tabelle. Es liegt an Ihren Daten.
Sie prüfen Ihr Budget. Es sieht richtig aus.
Dann schickt die Finanzabteilung den Monatsbericht - und die Zahl ist anders. Manchmal ein wenig. Manchmal erheblich.
Sie verbringen Zeit damit herauszufinden, welche Version korrekt ist.
Die Antwort lautet: keine von beiden.
Das passiert in fast jeder Abteilung, jeden Monat. Es ist kein Kompetenzproblem.
Es ist strukturell: Die Art, wie die meisten Teams Budgets verfolgen, erzeugt eine Lücke zwischen dem, was sie glauben ausgegeben zu haben - und dem, was sie tatsächlich ausgegeben haben.
Ihr Budget liegt am Monatsende falsch, weil Ihre Zahlen aus verschiedenen Quellen zu verschiedenen Zeiten stammen.
Manuelle Aktualisierungen hinken hinterher, und Rechnungen werden in der Finanzabteilung und in Ihrem eigenen System unterschiedlich erfasst.
Das Ergebnis: Ihre Zahlen sind nie vollständig aktuell - und sie stimmen nicht überein.
Die meisten Budgets scheitern aus denselben Gründen:
Tabellen sind nicht das Problem an sich.
Das Problem ist, wie Daten in sie gelangen.
Das passiert normalerweise:
Gleichzeitig:
Sie arbeiten mit unterschiedlichem Timing - und unterschiedlichen Zahlen.
Es gibt keinen einzigen Eingangspunkt. Rechnungen werden an die Finanzabteilung, einen Einkäufer oder direkt an die Abteilung geschickt.
Eine mehrzeilige Rechnung wird zu einer einzigen Zahl. Sie verlieren den Überblick darüber, was Sie wirklich gekauft haben.
Die Finanzabteilung bucht bei Genehmigung. Abteilungen erfassen kontinuierlich. Die Zahlen stimmen nicht überein.
Wenn Sie die Diskrepanz bemerken, ist der Zeitraum bereits abgelaufen. Sie können es erklären - aber nicht mehr ändern.
Rechnungsbasiertes Tracking bedeutet, dass Ihr Budget direkt aus Ihren Rechnungen aufgebaut wird - automatisch.
Rechnungen werden gelesen, in Positionen aufgeteilt und in Echtzeit Kategorien zugeordnet. Ihr Budget wird kontinuierlich ohne manuelle Eingabe aktualisiert.
Sie erhalten:
Weil Sie nicht mit derselben Datenquelle arbeiten. Die Finanzabteilung verwendet verarbeitete, verzögerte Daten. Ihre echten Ausgaben stecken in Rechnungen - und werden kontinuierlich aktualisiert.
Oft 2-6 Wochen. Wenn der Bericht fertig ist, sind die Zahlen bereits veraltet.
Weil Ausgaben manuell erfasst oder zu früh aggregiert werden. Neue Rechnungen kommen weiterhin herein, aber Ihr Budget wird nicht aktualisiert.
Durch rechnungsbasiertes Tracking. Anstatt auf Berichte zu warten, aktualisieren Sie Ihr Budget kontinuierlich, sobald Rechnungen eintreffen.
Nein. Wenn Sie Zugang zu Ihren Rechnungen haben, haben Sie bereits die Daten.
Ihre Rechnungen haben bereits die Antwort. Hören Sie auf, auf den ERP-Bericht zu warten.
EinsparungenDie Antwort steckt in Ihren Rechnungen. So machen Sie Preisunterschiede sichtbar.
PlanungHören Sie auf, die Zahlen des Vorjahres zu kopieren. Starten Sie mit der Realität.
Kein ERP. Kein Setup. Nur Ihre Rechnungen.