Das Meeting ist in zwei Tagen. Das sollten Sie bereit haben.
Sie erhalten eine Kalendereinladung zwei Tage vorher.
Sie öffnen den Budgetbericht. Er zeigt Summen.
Marketing: €34.000. IT: €47.000. Gebäude: €12.000.
Dann fragt jemand: „Warum ist IT €8.000 über Budget?" und das Meeting verstummt.
Die meisten Führungskräfte gehen in Budgetgespräche und hoffen, dass die Zahlen für sich sprechen. Das tun sie nicht.
Es geht selten um „was haben wir ausgegeben".
Es geht um „war es gerechtfertigt", „wird es wieder passieren" und „liegen wir für den Rest des Jahres im Plan".
Diese drei Fragen brauchen Antworten, bevor Sie hineingehen.
Wenn Sie sie beantworten können, dauert das Meeting zehn Minuten. Wenn nicht, eine Stunde - und endet mit Folgepunkten.
Ziehen Sie Ihre Ist-Zahlen für den Monat und das laufende Jahr. Nicht nur die Summen - die Kategorien. Wo liegen Sie über Plan? Wo unter Plan?
Identifizieren Sie für jede Kategorie mit Abweichung die konkreten Rechnungen, die sie verursacht haben. „Wir hatten eine ungeplante AWS-Rechnung im März" ist eine echte Antwort. „IT-Kosten waren höher" ist keine.
Auf Basis der heutigen Kenntnisse - werden Sie das Jahr im Budget abschließen? Wenn nicht, um wie viel? Eine Zahl mit Begründung ist besser als ein Schulterzucken.
„Ist es wiederkehrend?" „Wer hat es genehmigt?" „Was tun wir dagegen?" Gehen Sie die wahrscheinlichen Fragen durch, bevor Sie hineingehen.
Jede Budgetfrage ist eigentlich eine Risikofrage.
Ihr Vorgesetzter versucht zu verstehen, ob die Zahlen unter Kontrolle sind.
Wenn Sie zeigen können, dass Sie wissen, was passiert ist, warum es passiert ist und was als nächstes kommt - das ist die Antwort, nach der sie suchen.
Das Detail hinter Ihrem Budget steckt immer in Ihren Rechnungen. Nicht in einer Übersicht.
Mit Zugang zu Rechnungen können Sie in Minuten statt Tagen antworten.
Sie wissen genau, welcher Lieferant Ihnen was und wann in Rechnung gestellt hat.
Sie können einmalige Kosten von wiederkehrenden trennen.
Sie können eine saubere Prognose zeigen, weil Ihre Ist-Ausgaben bereits den Budgetpositionen zugeordnet sind.
Das Meeting wird zur Formalität - kein Brandbekämpfungseinsatz mehr.
Mindestens einen Tag. Wenn Sie Rechnungsdaten von der Finanzabteilung anfordern müssen, planen Sie zwei bis drei Tage ein. Mit direktem Rechnungszugang reicht eine Stunde.
Nutzen Sie, was Sie haben. Eine ungefähre Antwort mit Vorbehalt ist besser als keine Antwort. Vermerken Sie, welche Zahlen noch bestätigt werden.
Seien Sie direkt. „Wir haben €4.000 für ungeplanten IT-Support überschritten. Es war nicht budgetiert und ich hätte es früher melden sollen." Das ist eine viel bessere Antwort als unvorbereitet erwischt zu werden.
Nur wenn Ihr Vorgesetzter eine erwartet. Die meisten Budgetgespräche funktionieren gut mit einer einseitigen Übersicht - Ist-Zahlen, Abweichungen, Prognose. Einfacher ist meist besser.
Das lohnt sich vor dem Meeting zu prüfen. Vergleichen Sie Ihren Budgetbericht mit Ihren Rechnungen. Diskrepanzen sind häufig - und es ist immer besser, sie frühzeitig zu entdecken.
Eine Abweichung braucht mehr als eine Zahl - so erklären Sie sie klar.
DiagnoseSo verfolgen Sie eine Überschreitung bis zu den konkreten Buchungen zurück.
TransparenzZiehen Sie Ihre Ist-Ausgaben ohne Warten auf einen Finanzbericht.
Onpoint gibt Ihnen Rechnungsdetails zu Ihren tatsächlichen Ausgaben - in Minuten.