Sådan får du overblik over udgifter på tværs af afdelinger - uden ERP

Dataene eksisterer allerede. De er bare spredt over fakturaer, ingen har læst.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Spørgsmålet, der burde være let at besvare

"Hvad brugte vi på faciliteter sidste kvartal på tværs af alle lokationer?"

Et rimeligt spørgsmål. Præcis den slags en CFO eller bestyrelse måske stiller.

Men at finde svaret kræver, at man trækker ERP-rapporter for hvert omkostningssted, afstemmer dem med afdelingsregistreringer og håber, at kategorierne hænger sammen.

Når svaret er klar, er det allerede historisk - og processen alene tog en dag.

Problemet er ikke, at dataene ikke eksisterer. Det er, at de bor i snesevis af fakturaer på tværs af forskellige afdelinger, behandlet på forskellige tidspunkter og kategoriseret inkonsekvent.

Ingen har et samlet overblik. Så ingen kan svare hurtigt.

Hvorfor ERP'et ikke løser det

ERP'et er systemet over alle systemer. Men det har to begrænsninger, når det gælder overblik på tværs af afdelinger.

Totaler, ikke detaljer ERP'et viser, hvad der er bogført på hvert omkostningssted. Ikke hvad der faktisk er købt, fra hvilken leverandør, til hvilken pris og på hvilken dato.
Timing Tallene i ERP'et afspejler godkendelser og bogføringer - ikke hvornår forbruget skete. Realtidsoverblik er ikke det, ERP'et er bygget til.
Ingen sammenligning på tværs af afdelinger ERP'et gemmer data pr. omkostningssted. At sammenligne, hvad forskellige afdelinger brugte på samme kategori, kræver manuel udtrækning og sammenstilling.

For et overblik i løbet af måneden - inden lukket - er ERP'et det forkerte redskab.

Hvordan fakturabaseret opfølgning skaber et billede på tværs af afdelinger

Hver faktura læses på linjeniveau

Ikke bare totalen - hver linje, med leverandør, antal, enhedspris og dato. Det er råmaterialet til et reelt forbrugsbillede.

Linjer kortlægges automatisk til kategorier

Hvert element kategoriseres og tildeles den rette afdeling. Den samme kategoribetegnelse gælder på tværs af afdelinger, så sammenligninger er æbler med æbler.

Afdelinger ser eget overblik

Hver leder har overblik over eget forbrug. Økonomi ser det hele - alle afdelinger, alle kategorier, alle leverandører - ét sted.

Prissammenligninger fremkommer automatisk

Når Afdeling A og Afdeling B køber den samme vare fra samme eller forskellige leverandører, er prisforskellen synlig uden manuelt arbejde.

Hvad du kan gøre med et reelt billede på tværs af afdelinger

Når forbruget er synligt på tværs af afdelinger, kan nye spørgsmål besvares.

Konsolidering Hvor køber afdelinger de samme ting separat? Samlet volumen giver ofte bedre priser.
Leverandørrationalisering Hvor mange leverandører bruger virksomheden til lignende kategorier? Færre, bedre forhandlede kontrakter opstår tit fra dette overblik.
Budgetpræcision Når det faktiske forbrug er synligt på tværs af alle afdelinger i realtid, mindskes gabet mellem budget og virkelighed. Overraskelser ved månedsluk falder.
At besvare CFO'en Ethvert forbrugsspørgsmål - pr. kategori, pr. leverandør, pr. afdeling, pr. periode - har et øjeblikkeligt svar. Ingen research nødvendig.

Kort opsummering

Forbrug på tværs af afdelinger er usynligt, fordi fakturaer ikke læses centralt
ERP'et viser totaler for omkostningssteder - ikke linjer eller realtidssammenligninger
Fakturabaseret opfølgning kortlægger automatisk hver linje til afdeling og kategori
Økonomi får ét overblik på tværs af alle afdelinger, leverandører og perioder
Konsolidering og besparelsesmuligheder bliver synlige uden manuelt arbejde

Ofte stillede spørgsmål

Erstatter dette ERP'et?

Nej. ERP'et håndterer det officielle luk, bogføringer og regnskab. Fakturabaseret opfølgning giver dig realtidsoverblik i løbet af måneden - inden lukket, i et format der understøtter beslutninger snarere end compliance.

Hvordan sikrer man, at kategorier er konsistente på tværs af afdelinger?

Kategorier defineres én gang og anvendes automatisk, når fakturaer behandles. Afdelingsledere behøver ikke kategorisere manuelt - det er præcis det, der skaber inkonsistens i dag.

Hvad hvis afdelinger bruger forskellige leverandører til de samme varer?

Det er præcis dér, værdien viser sig. Forskellige leverandører, forskellige priser, samme vare - synligt i ét overblik. Det er dér, konsolideringsmuligheder findes.

Hvor hurtigt kan man få dette overblik sat op?

Upload dine fakturaer og dit budget. Onpoint behandler dem og kortlægger dataene. De fleste teams har et fungerende overblik på tværs af afdelinger inden for en dag - uden IT-projekt.

Hvem bør have adgang til overblikket på tværs af afdelinger?

Økonomi og CFO'en har typisk fuld adgang på tværs af afdelinger. Afdelingsledere ser eget område. Adgang sættes pr. bruger, så synlighed er kontrolleret.

Relaterede ressourcer

Besparelser

Ét overblik over alle afdelinger. Altid opdateret.

Ingen ERP-udtræk. Ingen manuelle sammenstillinger. Bare dine fakturaer, kortlagt og klar.

Brug Onpoint Gratis Se hvordan det virker