Hvorfor Excel ikke er nok til afdelingsbudgettering

Problemet er ikke regnearket. Det er dataene i det.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Excel er ikke problemet

De fleste afdelingsledere styrer deres budget i Excel.

Det fungerer til struktur. Rækker, kategorier, formler - det gør, hvad du beder det om.

Problemet er ikke Excel. Det er, hvad du putter ind i det.

Når faktiske tal kommer fra hukommelsen, fra videresendte mails eller fra en økonomirapport, der allerede er to uger gammel - er regnearket kun så godt som de data.

Skrald ind, skrald ud. Værktøjet er fint. Inputtet er ikke.

Dataene i det er problemet

Hver gang du opdaterer dit budget-regneark manuelt, introducerer du en forsinkelse.

En faktura ankommer. Du ser den ikke, fordi nogen videresender den - eller fordi Økonomi lukker måneden.

Når den lander i dit regneark, er perioden den tilhorer måske allerede forbi.

Resultatet: dine faktiske tal er altid bagud. Og et budget bygget på forsinkede tal er ikke et budget - det er et gæt med formatering.

De fire ting Excel ikke kan på egen hånd

  • Læse fakturaer: Excel kan ikke udtrække linjer fra en PDF. Du skal skrive dem ind - eller kopiere fra en økonomirapport, der allerede har opsummeret dem.
  • Opdatere automatisk: Der sker ingenting i dit regneark, før du gør det. Hver ny faktura er et manuelt trin.
  • Adskille engangs fra tilbagevendende: Et tal i en celle giver dig intet signal om, hvorvidt en udgift gentager sig næste måned, eller om det var en engangsopkrævning.
  • Opdage fejl: Duplikatfakturaer, forkerte beløb, opkrævninger på det forkerte costcenter - Excel opdager dem ikke. Det lægger bare det sammen, du giver det.

Hvad der ændrer sig, når faktiske tal er bakket op af fakturaer

1

Faktiske tal opdateres, efterhånden som fakturaer ankommer

Ingen manuel indtastning. Ingen ventetid på månedsslut-rapporten. Tallet i dit budget afspejler, hvad der faktisk er opkrævet.

2

Hver linje har en kilde

Du kan klikke igennem fra en budgetkategori til de specifikke fakturaer bag den. Ikke et total - de faktiske opkrævninger, pr. leverandør, pr. dato, pr. vare.

3

Engangs og tilbagevendende er synlige

Når hvert faktisk tal er knyttet til en fakturalinje, ved du, om en udgift er strukturel eller exceptionel - uden at ringe til Økonomi.

4

Dit regneark forbliver dit regneark

Onpoint erstatter ikke Excel. Det forbinder til det. Du beholder dit layout og dine formler - de faktiske tal bliver bare virkelige.

Onpoint er Excel-forbundet

Onpoint er ikke en erstatning for dit regneark. Det er det, der gør de faktiske tal i det troværdige.

Du uploader dine fakturaer. Onpoint læser dem, kortlægger linjerne til dine budgetkategorier og holder dine faktiske tal ajour.

Dit Excel forbliver præcis som det er. Tallene bag det er nu virkelige.

Kort opsummering

  • Excel er fint til struktur - problemet er dataene i det
  • Manuelle faktiske tal er altid forsinkede og altid ufuldstændige
  • Fakturabaserede faktiske tal opdateres automatisk og viser detaljerne bag hver linje
  • Onpoint forbinder til dit regneark - det erstatter det ikke

Ofte stillede spørgsmål

Erstatter Onpoint Excel?

Nej. Onpoint er Excel-forbundet. Du beholder dit regneark præcis som det er. Onpoint forsyner det med faktiske tal, der er bakket op af rigtige fakturaoplysninger i stedet for manuelle indtastninger.

Hvad hvis mine fakturaer kommer i forskellige formater?

Onpoint læser fakturaer uanset format - PDF, scannede, vedhæftede filer i e-mails. Linjerne udtrækkes automatisk.

Skal jeg ændre, hvordan jeg strukturerer mit budget?

Nej. Onpoint kortlægger fakturalinjerne til dine eksisterende budgetkategorier. Du definerer kortlægningen én gang, og den anvendes automatisk.

Hvad med fakturaer, der dækker flere budgetlinjer?

Onpoint opdeler dem. En enkelt faktura med opkrævninger for IT, marketing og rejser tildeles de rigtige kategorier automatisk.

Hvordan er det anderledes end at eksportere en økonomirapport til Excel?

En økonomirapport giver dig totaler for en afsluttet periode. Onpoint giver dig detaljer på linjeniveau i realtid - inden måneden lukker, ikke efter.

Relaterede ressourcer

Budget

Hvorfor dit budget altid er forkert ved månedens slutning

Hvorfor dine faktiske tal altid er forkerte ved månedsslutten - og hvad der forårsager det.

Synlighed

Se hvad din afdeling faktisk har brugt - uden at spørge Økonomi

Sådan ser du, hvad din afdeling faktisk har brugt, uden at spørge Økonomi.

Økonomi

Hvorfor dine tal aldrig stemmer med Økonomi

Hvorfor dine tal aldrig stemmer med Økonomi - og hvad der lukker gabet.

Behold dit regneark. Fix tallene i det.

Onpoint forbinder til Excel og bakker dine faktiske tal op med rigtige fakturaoplysninger.

Brug Onpoint GratisSe hvordan det virker