Hvorfor dine tal aldrig stemmer med Økonomi

Det er ikke en fejl. Det er sådan systemet virker.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Samme måned. To forskellige tal.

Dit budget viser, at du brugte 42.000 kr. Økonomi siger 47.000 kr.

Eller Økonomi siger 38.000 kr., og du aner ikke, hvor de manglende 4.000 kr. er gået.

Alle afdelingsledere har stået i den situation. To personer ser på den samme måned og ser to forskellige ting.

Det er ikke en fejl. Det er ikke en systemfejl. Det er sådan bogføringen virker.

Hvorfor det er strukturelt - ikke tilfældigt

Økonomi registrerer forbrug, når en faktura bogføres i ERP-systemet.

Du følger forbrug, når noget godkendes, eller når en indkøbsordre sendes.

De to hændelser kan ske dage eller uger fra hinanden.

Læg hertil periodiseringer, omkostningsfordelinger og koncerninterne afregninger, og tallene vil næsten aldrig stemme præcist - selv når begge sider har ret.

De tre årsager til uoverensstemmelsen

Timing: Du godkendte et køb i marts. Økonomi bogførte fakturaen i april. Begge tal er korrekte for deres periode. Ingen af dem stemmer med det andet.
Fordelinger: Økonomi fordeler måske en central udgift på tværs af afdelinger. Du vidste ikke om det. Du kontrollerer det ikke. Det dukker op i dine faktiske tal uden forudgående besked.
Scope: Du følger, hvad dit team har brugt. Økonomi følger, hvad der er bogført på dit costcenter. Det er ikke altid det samme.

Sådan lukker du gabet

Identificer hvilken type uoverensstemmelse det er

Timing-uoverensstemmelser løser sig selv inden for få uger. Fordelingsforskelle kræver en samtale med Økonomi. Scope-forskelle kræver en fælles definition af, hvad der tæller.

Bed Økonomi om en linje-for-linje afstemning

En total forskel er svær at løse. En liste over uoverensstemmende linjer er det ikke. Bed om den.

Følg efter faktura, ikke efter godkendelse

Når dit forbrugssystem er baseret på faktiske fakturaer frem for indkøbsordrer eller godkendelser, vil dine tal ligge langt tættere på, hvad Økonomi ser.

Aftal definitionen af faktisk forbrug

Sørg for, at du og Økonomi måler det samme, inden I sammenligner tal. Aftal, om periodiseringer er inkluderet og hvordan fordelinger håndteres.

Hvad der ændrer sig, når du bruger fakturadata

Når dit forbrug spores fra fakturaer - ikke godkendelser eller indkøbsordrer - skrumper gabet markant.

Du ser de samme opkrævninger, som Økonomi ser. På de samme datoer.

Omkostningsfordelinger er synlige. Timing-forskelle er mindre.

Du holder op med at gå til månedlige afslutninger med tal, der modsiger regnskabssystemet.

Og når de stadig adskiller sig, ved du præcis hvorfor.

Kort opsummering

Uoverensstemmelsen mellem dine tal og Økonomi er strukturel - ikke en fejl
Den skyldes timing, omkostningsfordelinger og forskellige scope-definitioner
Bed om en linje-for-linje afstemning i stedet for at sammenligne totaler
Fakturabaseret opfølgning lukker gabet, fordi det afspejler det, Økonomi registrerer

Ofte stillede spørgsmål

Hvem har ret, når tallene er forskellige?

Som regel begge, af forskellige årsager. Økonomi har ret til regnskabsmæssige formål. Dine tal kan være rigtige til ledelsesmæssige formål. Spørgsmålet er, hvilke der er nyttige til beslutningstagning.

Hvordan får jeg Økonomi til at dele de detaljer, jeg har brug for?

Bed om costcenter-rapporten med individuelle posteringslinjer - ikke bare oversigten. De fleste økonomiafdelinger kan køre den på få minutter. Formuler det som "jeg vil forstå forskellen" frem for "jeres tal er forkerte".

Skal jeg justere min budgetopfølgning til at stemme med Økonomi?

Det afhænger af, hvad du forsøger at styre. Hvis du styrer operativt forbrug, kan dit overblik være mere nyttigt. Men du skal forstå, hvordan Økonomi adskiller sig, så du ikke bliver overrasket ved månedsslutten.

Hvad er periodiseringer, og hvorfor forårsager de uoverensstemmelser?

En periodisering er, når Økonomi bogfører en udgift i en periode, inden fakturaen ankommer - fordi ydelsen blev brugt den måned. Din egentlige faktura ankommer senere. Det skaber en midlertidig uoverensstemmelse, der løses, når fakturaen bogføres.

Vil dette nogensinde blive løst på systemniveau?

I de fleste virksomheder nej. ERP-systemet er bygget til bogføring, ikke til afdelingsniveau. Gabet er strukturelt. Den eneste måde at reducere det er at tilpasse din opfølgningsmetode til Økonomi - hvilket betyder at følge efter faktura.

Relaterede ressourcer

Budget

Stop med at gætte. Se hvad Økonomi ser.

Onpoint sporer dit forbrug fra fakturaer - så dine tal stemmer.

Brug Onpoint Gratis Se hvordan det virker