Hvorfor CFO'en stiller spørgsmål, du endnu ikke kan svare på

Ikke fordi du er uforberedt. Men fordi dataene ikke er, hvor du kan nå dem.

By Jeppe Jørgensen, Founder — Onpoint

Spørgsmålet, der tager dig på sengen

CFO'en spørger: "Hvorfor er vi 18 % over på IT-services dette kvartal på tværs af alle forretningsenheder?"

Du ved, at tallet nogenlunde er korrekt. Men du kan ikke forklare det på stedet.

At finde svaret kræver, at du trækker ERP-rapporter, sporer fakturaer, krydstjekker afdelingsregistreringer og finder ud af, hvilke opkrævninger der drev afvigelsen.

Det tager tid. Hvilket betyder, at dit svar kommer dagen efter - eller senere.

CFO'en husker det.

Det er ikke et kompetenceproblem. Det er et adgangsproblem. De data, der ville besvare spørgsmålet, er begravet i fakturaer, der aldrig er blevet læst ordentligt.

Hvad der gør et spørgsmål ubesvarligt i øjeblikket

Tre ting forhindrer konsekvent et øjeblikkeligt svar.

Totaler uden detaljer ERP'et viser, hvad der er bogført. Det viser ikke, hvad der er købt - leverandøren, varen, mængden, enhedsprisen. Detaljerne bor i fakturaerne.
Data spredt over systemer Økonomi har ERP'et. Afdelinger har egne registreringer. Ingen har det fulde billede. At kombinere dem tager tid.
Ingen realtidsoverblik ERP-data afspejler lukket. I løbet af måneden er faktiske tal estimater - ikke bekræftede tal understøttet af fakturaregistreringer.

Når CFO'en stiller et spørgsmål, er svaret teknisk set til stede. Men at samle det fra de tilgængelige systemer tager timer.

Hvad CFO-parathed faktisk kræver

Fakturadata på linjeniveau - altid aktuelt

Hver faktura behandles, efterhånden som den ankommer. Leverandør, vare, beløb, dato - koblet til den budgetlinje, den hører til. Ikke ventende til månedsluk.

Overblik på tværs af afdelinger ét sted

Økonomi skal kunne se alle afdelinger, alle leverandører, alle kategorier - ikke ét omkostningssted ad gangen. Spørgsmålet handler sjældent om én afdeling.

Forklaringer på afvigelser uden research

Når en budgetlinje er over, bør årsagen være synlig med det samme - hvilke fakturaer, fra hvilken leverandør, for hvilken vare. Ingen gravning nødvendig.

Leverandørsammenligninger ved hånden

Hvis CFO'en spørger om en leverandørrelation - volumen, priser, tendenser - bør det kunne besvares ud fra fakturahistorik, ikke et indkøbsmøde.

Skiftet: fra reaktiv til klar

Målet er ikke at forberede sig på ethvert muligt spørgsmål. Det er umuligt.

Målet er at have dataene struktureret, så ethvert rimeligt spørgsmål har et øjeblikkeligt svar.

Det betyder:

Live faktiske tal Tal, der afspejler, hvad der er faktureret - ikke blot hvad der er bogført i ERP'et.
Fakturaunderstøttet detalje Hvert budgettal kan spores til de specifikke fakturaer, der udgør det.
Virksomhedsomspændende overblik Økonomi kan se på tværs af alle afdelinger uden at køre separate rapporter.

Når dataene er struktureret på denne måde, bliver CFO-spørgsmålet en mulighed - ikke et kapløb.

Kort opsummering

Ubesvarlige CFO-spørgsmål skyldes data, der er forsinkede, fragmenterede eller ikke på linjeniveau
ERP'et har totaler - fakturaerne har detaljerne
CFO-parathed kræver live, tværgående, fakturaunderstøttede faktiske tal
Når dataene er struktureret korrekt, kan ethvert forbrugsspørgsmål besvares øjeblikkeligt
Økonomi ophører med at være reaktiv og bliver den person, CFO'en stoler fuldt ud på

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke typer spørgsmål bliver Økonomi oftest taget på sengen af?

Forklaringer på afvigelser ("hvorfor er dette 20 % over?"), leverandørsammenligninger ("betaler vi for meget for X?") og spørgsmål på tværs af afdelinger ("hvilken forretningsenhed driver stigningen i IT-omkostninger?") er de hyppigste.

Er det realistisk at have alt dette klar inden et CFO-møde?

Ja - hvis dataene er struktureret korrekt. Når faktiske tal stammer fra fakturaer løbende, ikke fra et månedsluk, har du allerede svaret, inden spørgsmålet stilles.

Hvad med fakturaer, der er forsinkede eller bestridte?

Forsinkede og bestridte fakturaer er et reelt problem - men de er også usynlige i nuværende opsætninger. Med fakturabaseret opfølgning dukker de op med det samme, hvilket betyder, at de kan markeres, inden perioden lukkes.

Hvordan fungerer dette side om side med eksisterende ERP-rapportering?

Onpoint er ikke en erstatning for ERP'et. Det kører side om side med det og giver dig live overblik i løbet af måneden. ERP'et håndterer de officielle tal ved luk. Onpoint håndterer spørgsmålene indimellem.

Skal CFO'en også have adgang til Onpoint?

Det er en mulighed. Nogle finansteams deler et CFO-niveau dashboard-overblik. Andre bruger Onpoint som eget redskab og fremhæver svar via eksisterende rapportering. Begge virker.

Relaterede ressourcer

Overblik

Hav svaret, inden spørgsmålet stilles.

Live fakturadata, koblet til budgetlinjer, på tværs af alle afdelinger.

Brug Onpoint Gratis Se hvordan det virker